Inställda Optometridagar ekonomisk smäll för Optikerförbundet

När smittskyddsmyndigheterna och regeringen på grund av Coronapandemin beslutade att inga sammankomster med över 500 deltagare skulle tillåtas beslutade Optikerförbundet att ställa in årets viktigaste utbildningshelg, Optometridagarna. Flera besökare och utställare hade redan valt att boka av sitt deltagande. Med kort varsel fick övriga anmälda ändra sina planer.

För Optik berättar Optikerförbundets ordförande, Rune Brautaset om beslutet och vilka konsekvenser det fått.

Var det ett svårt beslut att ställa in Optometridagarna?

Optometridagarna är årets största samlingspunkt för optiker och utställare, med möjlighet för förkovran, träffa kollegor och ta del av nyheter från branschen. Många ser fram emot dagarna, så självklart var det ett svårt beslut att ställa in. Vi ville på inget sätt riskera medlemmarna och utställarnas hälsa samtidigt som vi satt låsta i ett kontrakt med kongresshallen i Västerås. I perioden inför beslut fick myndigheternas rekommendationer vara vår vägledning, men då förbudet om sammankomster om över 500 personer kom var beslutet i sig lätt att fatta.

Hur har ni hanterat efterverkningarna, antar att det inneburit en ganska hög arbetsbelastning på styrelsen?

Den största utmaningen har varit att Västerås inte ansåg att vi hade fog för att ställa in Optometridagarna med hänvisning till myndigheternas beslut om stora samlingar. De ansåg att Optometridagarna var ett slutet sällskap och att man därför skulle kunna ha arrangerat. Vi fick anlita juridisk hjälp för att få råd om hur vi skulle hantera situationen. Och ja, det har varit mycket att göra, framförallt för Olle Lindström som har skött kontakterna med Västerås och utställarna, och för mig som besvarat alla mejl och stått för utskick. Framöver blir det ett stort arbete med att sköta alla återbetalningar.

Vilka ekonomiska konsekvenserna blir det för Optikerförbundet, för anmälda deltagare och för utställare?

Varje år budgeterar vi för ett överskott på Optometridagarna som i sin utgör en stor del av de medel vi har för den årliga driften av förbundet. Nu hamnade vi i en situation där vi satt med utgifter gentemot Västerås samt inga intäkter. Vi har beslutat att alla deltagaravgifter ska betalas tillbaka med 100 procent. Utställare får tillbaka 60 procent. Det sorgliga är hotellkostnaderna som tyvärr för alla brinner inne. Vi har i flera år låtit konferensanläggningens samarbetspartners sköta hotellbokningar som vi via anmälningssidan endast förmedlar. Vi gör med andra ord inga bokningar och rår därför heller inte över avbokningsreglerna. Tidigare har detta aldrig medfört några problem och vi har bara fortsatt med samma upplägg utan att se några potentiella nackdelar. Med covid-19 gick alla på en smäll med detta upplägg och vi tar till oss det. Inför kommande arrangemang ser vi över hur detta eventuellt kan göras på ett bättre sätt så att man har mer flexibla avbokningsregler vid särskilda händelser.

Totalt sätt kommer förbundet, tack vara sparade medel, att överleva ekonomiskt, men vi kommer lägga fram förslag till årsstämman som innebär många nedskärningar – förhoppningsvis utan att vi tappar styrfart.

Kommer årsmötet hållas, som planerat den 6 maj?

Ja, vi planerar för årsmötet den 6 maj. Om situationen inte har förbättrats från vad det är just nu så får vi se över möjligheten att arrangera det digitalt. Detta är samtidigt en stadgefråga som vi får kolla upp.

Har förbundet några generella råd till hur medlemmarna ska agera i mötet med sina patienter under rådande omständigheter?

Vi har gått ut med råd via mail och hemsida. Vår uppmaning är att följa dessa samt myndigheternas rekommendationer.

Redan i samband med beslutat att ställa in årets optometridagar konstaterade Optikerförbundet att det inte fanns praktiska möjligheter att genomföra dem senare i år. Nästa blir därför först 2021.