Optikbranschens stadgar

1 § Organisationens namn och säte

Organisationens namn är Optikbranschen. Dess säte är i Stockholm. Organisationen ska vara en ideell förening, som ska heläga ett servicebolag i aktiebolagsform.

2 § Organisationens uppgift

Organisationens uppgift är företräda sina medlemmar i branschövergripande frågor, varvid Organisationen ska:

– som medlemmar samla kategorier enligt § 3 nedan
– verka för:
1. Näringspolitik och branschfrågor
2. Utbildningspolitik
3.  Branschutveckling och tillväxt
4. Kundtrygghet
– tillvarata medlemmarnas intressen och utveckling genom att företräda dem inför samhället i övrigt
– informera medlemmarna bl a genom periodisk tidskrift och webbplats
Organisationens uppgift avgränsas mot
– kommersiella frågor som rör enskild medlems verksamhet
– arbetsgivar- och arbetstagarfrågor

3 § Medlemskap

Organisationen består av följande medlemskategorier:
1. Detaljist- eller klinikföretag verksamma inom den optiska sektorn
2. Optikleverantörsföretag
3. Optikernas gemensamma yrkesorganisation

Ansökan om medlemskap prövas av styrelse och sker liksom uppgiftsförändringar skriftligen.

Uppsägningar sker skriftligen och prövas av styrelsen. Uppsägning träder i kraft sex månader efter meddelande härom, såvitt inte styrelsen beslutar att omedelbart godkänna uppsägning varvid denna träder i kraft omedelbart.

Av styrelsen beslutade medlemsförändringar ska rapporteras vid nästföljande medlemsmöte.

Medlem som på eget eller styrelsens initiativ lämnar organisationen kan ansöka om förnyat medlemskap tidigast ett år efter utträde såvitt inte medlemsmötet beslutar om annat.

Verksamheten ska i organisationen i första hand företrädas av VD / landschef eller motsvarande och i andra hand av medlemmen utsedd medarbetare med senior kompetens som åtnjuter beslutsmandat i frågor som rör Organisationen och dess verksamhet.

4 § Representativitet

Medlemmarnas representativitet i organisationen efter indelningen i 3 § ovan:

1a. Detaljist- eller klinikföretag, kedjor eller inköpsgrupper, vars samlade omsättning överstiger 100 mkr samt har 20 eller fler verksamhetsställen. Omsättningsgränsen räknas upp enligt KPI med basår 2014. Medlemsmöten har direkt representation vid Organisationens årsmöte samt medlemsmöten.
1b. Detaljist- eller klinikföretag, kedjor, inköpsgrupper eller enskild detaljist, vars omsättning överstiger 30 mkr men inte uppfyller kriterierna i 1a. Omsättningsgränsen räknas upp enligt KPI med basår 2014. Medlem har direkt representation vid Organisationens årsmöte samt medlemsmöten.
1c. Detaljist- eller klinikföretag vars omsättning understiger 30 mkr. Omsättningsgränsen räknas upp enligt KPI med basår 2014. Gruppen utgör ett valkollektiv vid Organisationens årsmöte och företräds av en representant som utses genom val inom gruppen i enlighet med andra stycket 14§. Om- eller nyval ska företas årligen. Gruppen saknar representation vid medlemsmöten och ska efter vardera möte informeras i form av skriftlig mötessammanfattning.

2. Optikleverantörsföretag vilka är medlemmar i gemensam leverantörsförening. Dessa representeras i första hand av gemensam förening som har direkt representation vid Organisationens årsmöte samt medlemsmöten och representeras i första hand av föreningens ordförande, vice ordförande eller av dess styrelse utsedd person med senior kompetens som åtnjuter beslutsmandat i frågor som rör Organisationen och dess verksamhet.

I det fall gemensam förening saknas eller inte är medlem kan enskilt medlemskap godkännas.
Medlem har i detta fall direkt representation vid Organisationens årsmöte samt medlemsmöten.

samt

3. Optikernas gemensamma yrkesorganisation har direkt representation vid Organisationens årsmöte samt medlemsmöten och representeras i första hand av föreningens ordförande, vice ordförande eller av dess styrelse utsedd person med senior kompetens som åtnjuter beslutsmandat i frågor som rör Organisationen och dess verksamhet.

5 § Medlems rättigheter

Medlem har rätt att få tillgång till
– information, som rör Organisationens uppgift
– Organisationens varor och tjänster
– Organisationens webbplats
– Organisationens kursutbud
– Organisationens emblem med användning enligt styrelsens beslut
– Organisationens branschnormer
– samt att få Organisationens verkansuppgifter enligt § 2 ovan bevakade gentemot samhället i övrigt.

6 § Medlems skyldigheter

Medlem är skyldig att följa Organisationens stadgar samt årsmötets och styrelsens beslut liksom beslut fattade av medlemsmöte. Vidare ska medlem följa beslut i Allmänna Reklamationsnämnden.

Detaljistföretag ska vara anslutna till och följa Optikbranschens kvalitetsnorm eller andra tillämpliga kvalitetssystem/-dokument.

Leverantörsföretag verksamma inom personaluthyrning av optiker ska säkerställa att dess optiker-personal är utbildade inom Optikbranschens Kvalitetsnorm (certifieringsansvariga).

Vid underlåtenhet kan medlem bli varnad eller utesluten av styrelsen. Kommunikation ska föregå sådant beslut, som kräver enig styrelse.

Medlem ska låta sig representeras av Organisationen eller dess servicebolag i branschövergripande frågor enligt 2 § ovan.

7 § Avgifter

Medlem ska betala de avgifter årsmötet beslutar om med konditioner enligt styrelsens beslut till Organisationen eller dess servicebolag.

8 § Årsmöte

Årsmötet, ordinarie eller extra, är organisationens högsta beslutande organ. Det hålls varje år på tid och plats som styrelsen beslutar om. Extra årsmöte kan påkallas för särskilt angivet ändamål av minst 1/3 av antalet medlemmar i organisationen. Vid extra årsmöte får endast ärenden, som angivits i kallelsen eller som står i omedelbart samband till dessa, avgöras. Brådskande ärenden kan tas upp till behandling om alla närvarande är eniga om det. Representativitet, se 4 § ovan.

9 § Kallelse till årsmöte

Kallelse sker genom e-mail eller brev till medlems VD / landschef eller motsvarande. Valkollektivet enligt §4.1c kallas genom e-mail eller brev till i enlighet med andra stycket 14§ utsedd representant för kollektivet. Kallelse till ordinarie årsmöte ska utfärdas tidigast sex veckor och senast två veckor före årsmötet. Kallelse till extra möte ska utfärdas senast två veckor före mötet såvida inte fråga är om ändring av stadgarna varvid kallelse ska på samma sätt som till ordinarie årsmöte. I det senare fallet ska de ärenden, som ska behandlas anges i kallelsen. Om extra årsmöte sker på grund av att 1/3 av medlemmarna så begärt, varvid angivande av ändamål ska ske, ska mötet hållas inom sex veckor efter det att sådan begäran inkommit till styrelsen.

10 § Handlingar och motioner

Motioner ska, för att kunna behandlas, vara styrelsen tillhanda senast tre veckor före årsmöte. Styrelsens förslag, ärenden och motioner jämte yttranden samt övriga styrelsehandlingar ska distribueras till medlemmarna på sätt som för kallelse senast en vecka före ordinarie – respektive – extra årsmöte. Årsmötet kan ta upp senare förslag från styrelsen till behandling. Styrelsen kan förelägga mötet kompletterade handlingar.

11 § Årsmötets arbetsordning

Årsmötet leds av organisationens ordförande eller vice ordförande alternativt den, som årsmötet, på tjänstgörande ordförandes i organisationen förslag, godkänner som mötesordförande. Följande ärenden ska förekomma:
1. Godkännande av röstlängd
2. Val av två justeringsmän att jämte tjänstgörande ordförande justera protokollet
3. Fråga om årsmötet utlysts stadgeenligt
4. Styrelsens årsredovisning
5. Revisionsberättelse
6. Fastställande av balans- och resultaträkning för det gångna årets förvaltning
7. Årsredovisning för i förekommande fall fonder och stiftelser
8. Revisionsberättelse för i förekommande fall fonder och stiftelser
9. Fastställande av balans- och resultaträkning i förekommande fall för fonder och stiftelser
10. Fråga om beviljande av ansvarsfrihet för organisationens, och dess i förekommande fall fonders och stiftelsers, styrelse för det gångna årets förvaltning
11. Rapport om balans- och resultaträkning jämte revisionsberättelse för Organisationens servicebolag och i förekommande fall dess fonder och stiftelse
12. Fastställande av vision, verksamhetsidé, policies och verksamhetsplan för kommande verksamhetsår
13. Fastställande av arvoden och ersättningar för styrelse och övriga förtroendemän
14. Fastställande av avgifter för medlemmarna
15. Fastställande av budget för Organisationen och rapport om förslag till budget för dess servicebolag
16. Behandling av styrelsens förslag
17. Behandling av inkomna motioner
18. Behandling av övriga ärenden
19. Val av organisationens ordförande för ett år
20. Val av hälften av ordinarie ledamöter i styrelsen för två år
21. Val av auktoriserad revisor med suppleant
22. Val av två ombud till servicebolagets bolagsstämma för ett år
23. Val av två ledamöter i valberedningen för ett år

12 § Rösträtt vid årsmöte

Vid årsmötet har varje medlem enligt 4 §, som betalat debiterade avgifter, rösträtt. Den person, som medlem genom fullmakt angivit ska företräda företaget i Organisationen enligt 3 §, har rösträtt. Som årsmötets beslut gäller den mening som vunnit flertal. Vid lika röstetal gäller den mening tjänstgörande ordförande företräder.

Respektive medlemskategori har 10-40 röster. Respektive kategoris rösttilldelning fördelas enligt nedan och bestäms av antalet medlemmar i kategori 2 per avstämningsdag:

Antal röster

Detaljisterna enligt §4.1 a-c har gemensamt 30-40 röster enligt ovan, vilka fördelas som följer:. Medlemmar i grupp 1b har en röst/medlem. Resterande röster fördelas mellan medlemmarna i gruppen 1a och den gemensamma gruppen 1c med antal efter andel av de två gruppernas totala serviceavgifter. Inom grupp 1a ska gruppens totala antal röster därefter fördelas enligt respektive medlems andel av gruppens totalt inbetalade serviceavgifter. Vid röstberäkning tillämpas heltal med sedvanlig avrundning.

– Optikleverantörsföretag har sammanlagt 10-30 röster enligt ovan. Dessa är fördelade i relation till antalet medlemmar i gruppen. Vid röstberäkning tillämpas heltal med sedvanlig avrundning. I det fall gruppen representeras av gemensam förening/-ar har man 30 röster.

– Optikernas gemensamma yrkesorganisation har 30-40 röster enligt ovan. Dessa är fördelade i relation till respektive organisations aktiva medlemsantal. Vid röstberäkning tillämpas heltal med sedvanlig avrundning.

Avstämningsdag för inbetalade serviceavgifter är 7 februari varefter röstfördelning beräknas.

13 § Protokoll vid årsmöte

Ordföranden ska se till att det förs protokoll vid årsmöte eller extra möte. I protokollet ska det antecknas dag och ort för mötet samt vilka beslut som mötet fattat. Om ett beslut fattats genom omröstning ska i protokollet antecknas vad som har yrkats och utfallet av omröstningen. Röstlängden ska tas in eller läggas som bilaga till protokollet. Protokollet ska undertecknas av protokollföraren. Det ska justeras av ordföranden om denne inte fört protokollet och av minst en av mötet utsedd justerare. Senast en månad efter mötet ska protokollet sändas till de medlemmar som begär det.

14 § instruktion till valberedningen

Styrelse

Valberedningen ska senast tio dagar innan ordinarie eller extrainsatt årsmöte framlägga förslag på styrelse. I förslaget ska stor vikt läggas vid de föreslagna ledamöternas engagemang i och förståelse för formaliafrågor. Kontinuitet i styrelsen ska premieras framför rotation och storleken på den organisation som den föreslagna ledamoten företräder ska inte påverka valberedningens förslag.

Medlemsrespresentation

Valberedningen föreslår representant för grupp 1c, vilken representerar gruppen vid årsmöten.

Val av representant (antal i enlighet med 18 §)  sker genom skriftlig omröstning (e-mail, brev eller motsvarande) inom gruppen. Som beslut gäller det förslag som vunnit flertal. Val företas årligen. Representanter ska vara utsedda senast tre veckor före årsmöte.
Valberedningens ledamöter ska inte vara anställda av eller på annat sätt representanter för någon medlem i föreningen.

15 § Styrelsens sammansättning

Styrelsen består av ordföranden jämte lägst tre och högst fyra ordinarie ledamöter. En juridisk person kan ej vara styrelseledamot ej heller den som är underårig eller i konkurs eller som har förvaltare enligt 11 kap. 7 § föräldrabalken. Detsamma gäller den som har näringsförbud enligt lag (1986:436) om näringsförbud. Styrelsens ordförande väljs på ordinarie årsmöte. Styrelsen kan inom sig välja vice ordförande och/eller arbetsutskott, kommittéer etc.

Styrelsen ska ha representativitet från detaljister enligt §4.1a&b (två ledamöter), Optikernas gemensamma yrkesorganisation (en ledamot) och Optikleverantörsföretagen (en ledamot). Årsmötet kan med 3/4-dels majoritet besluta att lämna en post i styrelsen (dock ej ordförande) vakant. Beslut härom kan fattas vid maximalt två på varandra följande ordinarie årsmöten.
Ett uppdrag som styrelseledamot upphör i förtid, om styrelseledamoten eller den som utsett henne eller honom anmäler att uppdraget ska upphöra. Om en styrelseledamots uppdrag upphör i förtid eller om bestämmelsen i första stycket andra meningen hindrar henne eller honom att vara styrelseledamot, uppdras åt valberedningen att för styrelsens beslut föreslå en styrelseledamot som uppfyller kraven enligt denna paragraf för den återstående mandattiden.
Ledamöter väljs på rullande tvåårs-perioder.

16 § Styrelsens åligganden

Styrelsen ska följa Organisationens stadgar samt bereda ärenden inför och genomföra årsmötets beslut. Styrelsen ska upprätta en arbetsordning samt utföra organisationens uppgift enligt § 2. Styrelsen ska besluta om firmateckning samt äger befullmäktiga ombud att föra Organisationens och dess servicebolags samt i förekommande fall fonders och stiftelses talan.

17 § Styrelsens sammanträden

Styrelsen kallas till sammanträde på uppdrag av ordföranden eller, vid förfall för denne, vice ordföranden eller då minst två ledamöter så påfordrar. Styrelsen är beslutsför då minst fyra ledamöter är närvarande. Som styrelsens beslut gäller den mening som vunnit flertal. Vid lika röstetal gäller den mening som biträds av ordföranden. Vid styrelsens sammanträden ska föras protokoll över beslut. Närvarande ledamöter anses biträda besluten såvida man inte låtit anteckna avvikande mening.

18 § Medlemsmöten

Medlemsmöten ska genomföras i direkt anslutning till ordinarie styrelsemöten. Kallelse sker genom brev eller e-mail till medlemmar med representationsrätt, senast en vecka före mötets genomförande.

Vid medlemsmöten har medlemmar i kategorierna 1a samt 1b direkt representation, en representant/medlem.

I det fall medlemskategori 2 representeras av gemensam förening, äger denna rätt att utse två representanter att representera dem vid medlemsmöten. Vid behov kan ytterligare representanter adjungeras att närvara.
I det fall gruppen istället representeras av enskilda medlemmar har dessa direkt representation vid medlemsmöten, en representant/medlem.

Medlemskategori 3 äger rätt att utse två representanter att representera dem vid medlemsmöten.

Samtliga representanter ska utses i enlighet med §4.

Vid medlemsmöten tillämpas röstningsförfarande enligt samma regler som vid årsmöte enligt §12. Endast medlem som erlagt medlemsavgift senast en vecka före medlemsmöte äger rätt att medverka.
Vid medlemsmöten beslutas om frågor rörande föreningens framåtriktade verksamhet på strategisk nivå:
• PR- och marknadsföringsinsatser
• Kontakter med myndigheter
• Stadgefrågor
• Tidningens utveckling
• Statistikfrågor
• Förändringar i kvalitetsnormen

I övriga ärenden än ovan definierade, fattas beslut av styrelsen.

19 § Redovisning

Organisationens verksamhets- och redovisningsår ska vara kalenderår. Årsredovisningen ska vara avslutad senast åtta veckor efter verksamhetsårets utgång. Revisorerna ska inom ytterligare två veckor ha granskat årsredovisningen och styrelsens övriga förvaltning samt lämnat berättelse därom.

20 § Tvist med medlem

Tvist mellan organisationen med dess servicebolag jämte i förekommande fall fonder och stiftelse och medlem ska lösas av skiljemän enligt lag med förenklat förfarande. Det gäller dock inte styrelsens rätt att utkräva förfallna avgifter av medlem vid allmän domstol.

21 § Stadgeändring eller upplösning

Förslag om ändring av dessa stadgar eller upplösning av organisationen ska beslutas av två på varandra följande årsmöten med minst en månads mellanrum, varav det ena ska vara ordinarie. Besluten kräver 2/3 majoritet av närvarande röstberättigade.

22 § Likvidation

Vid likvidation överförs organisationens tillgångar efter det att skulder betalats till i förekommande fall fonder eller stiftelse eller annan organisation, som gynnar Organisationens uppgift alternativt återbetalas till medlemmarna. Sista årsmötet fattar beslut härom samt om organisationens arkiv.