Att tänka på vid upphandling

Många anser att upphandling av glasögon är komplicerat, inte minst då upphandlingen i praktiken består av två delar: en tjänst – synundersökningen , och en produkt – glasögonen. Som upphandlare har du sannolikt inte kunskapen att säkerställa att allt detta sker enligt de rekommendationer som Optikerförbundet anger. En förtydligad kravspecifikation avhjälper det problemet och innebär att alla anbud kommer utgå från samma grund.

Här nedan har vi samlat en del tips och förslag på formuleringar som underlättar upphandlingen och skapar förutsättningar för verkligt jämförbara anbud.

Behoven styr

Inledningsvis ska betonas att det är behoven som styr. Arbetsgivaren ska erbjuda synundersökning för dem som arbetar mycket vid bildskärm och ska ha rutiner för att erbjuda alla som normalt arbetar vid bildskärm mer än en timme per dag en synundersökning. Denna ska ske med regelbundna intervall, och om arbetstagaren får besvär som kan ha samband med synförhållandena.

Om du vill fördjupa dig i regelverket kring arbetsglasögon rekommenderar vi Arbetsmiljöverkets hemsida;

https://www.av.se/inomhusmiljo/dator–och-bildskarmsarbete/

https://www.av.se/halsa-och-sakerhet/personlig-skyddsutrustning/forebyggande-att-valja-skyddsutrustning/ogon–och-ansiktsskydd/

Synundersökning

Tjänsten, synundersökningen, ska delas upp i själva undersökningen (som utförs av leg optiker) och vårdgivarens juridiska ansvar.

Optikerverksamhet är en del av hälso- och sjukvården. Arbetsgivaren är därmed s.k. VÅRDGIVARE. Alla vårdgivare har ett juridiskt krav på sig att arbeta enligt ett dokumenterat ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete.  Detta sammanfattas i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9).

Att vårdgivaren följer detta kan sällan påverkas av den enskilde legitimerade optikern. Det bestäms av vårdgivaren som också är upphandlarens motpart.

Detta ansvar ska alltså inte blandas ihop med den enskilde legitimerade optikerns arbete. Optikerns legitimation är ett bevis på att han eller hon har kompetens att utföra en synundersökning. Men en synundersökning kan utföras på flera olika sätt.

Optikbranschens Kvalitetsnorm

I slutet av 90-talet definierade Optikerförbundet, utifrån vetenskap & beprövad erfarenhet och i nära samarbete med Socialstyrelsen, vilka moment som ska ingå i en synundersökning.

Arbetet resulterade i en branschgemensam standard av begreppet synundersökning och de moment som ska ingå för att säkerställa hög patientsäkerhet och god kvalitet; Optikbranschens & Optikerförbundets kvalitetsnorm för synvården sammanfattar leg. optikerns och vårdgivarens gemensamma regler vilket är gällande branschregler.  Denna kvalitetsnorm är i praktiken är ett system för systematiskt kvalitetsarbete.

Eftersom verksamheten är en del av hälso- och sjukvården är man också skyldig att sätta upp och dokumentera rutiner för alla processer i syfte att upprätthålla hög patientsäkerhet och förbygga vårdskador. Även detta beaktades givetvis.

I Kvalitetsnormen omsätts befintligt regelverk i praktisk tillämpning, och synundersökningen standardiseras på ett sätt som inte är möjligt i ren lagtext. Vidare tydliggörs kraven på den dokumentation av rutiner och processer som vårdgivaren är skyldig att upprätthålla.

Normen uppdateras löpande, per 2018 är vi på version 17, och dess övergripande syfte är att säkerställa hög patientsäkerhet (ett övergripande riktmärke för all hälso- och sjukvård).

Till normen är kopplat ett system för certifiering och löpande, oberoende andrapartsrevisioner som branschföreningen löpande genomför.  I de fall en verksamhet brister i sitt kvalitetsarbete uppmärksammas detta vid revision och de får hjälp att komma tillrätta med eventuella brister. I förekommande fall kan utfärdade certifikat också återkallas.

Rekommenderad formulering

Vi rekommenderar att ni som upphandlare anger som krav att ”Anbudsgivaren ska tillse att fackmannamässigt utförd synundersökning genomförs av legitimerad optiker. Bevis om godkänt och kontinuerligt uppdaterat ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete bifogas till anbud och ska vid anmodan kunna uppvisas under avtalstiden.”

Vad betyder ”Fackmannamässigt utfört”?

Fackmannamässigt utförande innebär att arbetet genomförs i enlighet med gällande branschregler och -normer.

Tack vare detta krav kan du alltså vara säker på att synundersökningen utförs enligt den rådande branschnormen och att vårdgivaren följer de juridiska kraven och har ett dokumenterat ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete.  Eftersom branschnormen definierar vilka moment som ska ingå i undersökningen kan du också vara säker på att få verkligt jämförbara underlag.

De verksamheter som arbetar enligt branschnormen revideras också regelbundet. Fackmannamässigt utförande blir alltså i praktiken en extern kvalitetskontroll för er del, där det kontrolleras att er motpart agerar i enlighet med de lagar och regler som reglerar optisk verksamhet.

Innebär kravet på fackmannamässigt utförande någon begränsning?
Krav på fackmannamässigt genomförande är närmast en hygienfaktor som säkrar att motparten följer gällande lagkrav.

Formuleringen innebär inte heller någon konkurrensbegränsning; alla optikverksamheter har möjlighet att följa branschnorm och till en marginell kostnad ansluta sig till kvalitetssäkringssystemet.  Därmed kan vi som branschförening kontrollera att man arbetar fackmannamässigt. Oberoende andrapartsrevisioner genomförs regelbundet, där vi kontrollerar att verksamheten arbetar efter rådande branschnorm och därmed uppfyller kraven på patientsäkerhetsarbetet.

Idag arbetar c:a 80% av branschen på detta sätt.

Glasögon

Glas

I optiska sammanhang benämns den brytande ytan ”glas”. I praktiken kan den dock vara tillverkad av olika material. Det vanligaste är ett plastmaterial vid namn CR39, men i vissa fall används även mineralglas (klassiskt glas). En del speciallinser tillverkas i ett extra stryktåligt polykarbonatmaterial.

Vad gäller glasen är det vår rekommendation att du inte blir alltför specifik och därigenom begränsar urvalet i onödan.  Istället bör du formulera din förfrågan kring behoven, och låter fackmannen välja ut de produkter som bäst svarar mot dess behov

En alltför tydlig specifikation riskerar också medföra att anbudsgivaren tvingas anpassa urvalet och att du inte får det som faktiskt är bäst för varje specifikt fall.  Notera också att enligt arbetsmiljöföreskriften är det behoven som styr, dvs arbetsgivaren får inte ange någon övre kostnadsgräns för glasen (dock för bågar).

Tänk också på att olika butiker jobbar med olika leverantörer som alla har egna namn på de olika glastyperna. Definiera därför inte namn på glasen.

Ytbehandlingar

Det finns en mängd olika ytbehandlingar med olika funktioner. Gemensamt för dem är att de skapar ett bättre glas.

Ett exempel på en användbar behandling är hårdyta. Denna skapar ett hårdare, och mindre repkänsligt glas och förlänger därför livstiden på glasögonen.

Vi rekommenderar även att glasen är antireflexbehandlade. Lite förenklat kan man säga att glaset ska vara så genomskinligt som möjligt för att inte märkas. Man är ute efter glasets effekt – att förbättra synen – men utan att uppleva det som en hinna framför ögonen. Ibland betraktas antireflex som ett estetisk tillägg, men det är faktiskt i första hand en funktionell förbättring av glasets egenskaper.  Ett antireflexbehandlat glas reducerar blänk och reflexer från omgivande ljuskällor och blir därigenom klarare. Det skapar en bättre synkomfort och ett bekvämare bärande.

Bågar

Det finns en oerhört stor mängd olika bågar i olika prisklasser. Glasen, inte minst de progressiva, kräver vissa former och storlekar på båge. Optikern kan det här och vi rekommenderar därför återigen att du inte blir alltför specifik utan istället litar på anbudsgivarens yrkeskunskap och låter dem föreslå ett urval av lämpliga bågar.

Rekommenderad formulering

Enkelslipade glas som är arbetsanpassade

Närprogressiva glas med synavstånd 40 – 150 cm

Rumsprogressiva glas med synavstånd 40 – 400 cm

Skyddsglasögon enligt gällande EU-direktiv  samt enligt AFS 2001:3

Samtliga glas ska vara flerskiktsbehandlade och med antireflexbehandling.